Consejos y trucos con grupos en Matriz Visual
Los grupos pueden ser de muchos tipos. Puede ser un grupo de asignaciones para una boda donde todo el mundo reservará y pagará individualmente o puede ser un tour en autobús donde reciba la lista de habitaciones con antelación y una persona/entidad paga toda la estancia.
1. 1. 1. Elija el tipo de garantía adecuado desde el principio
Cuando cree la reserva, asegúrese de que está eligiendo el correctoTipo de garantía:
Hay 3 tipos de garantía:
- Rm e impuestos: si desea que todos los cargos de habitación e impuestos se publiquen en el folio maestro del grupo. Cualquier incidente será publicado en cada folio individual.
- Todos los cargos: si desea que todos los cargos, incluidos los incidentes, se publiquen en el folio maestro del grupo. Nada se publicará en cada folio individual.
- Ninguno: si desea que todos los cargos se publiquen en cada folio individual. Nada se publicará en el folio maestro del grupo.
El tipo de garantía se puede actualizar en cualquier momento. Sin embargo, si no se configura correctamente, se producirán problemas.
Si un grupo está en "Ninguno" y debería haber estado en "Rm & Impuestos" o "Todos los cargos", los cargos de cada folio tendrán que sertransferidodesde cada folios individuales hasta el folio maestro del grupo. Muy fácil, pero tomará algún tiempo para grupos grandes.
Sin embargo, si un grupo está en "Rm & Impuestos" o "Todos los cargos" y debería haber estado en "Ninguno", cuando el huésped llegará a la recepción para pagar, su folio estará vacío porque todo habría sido publicado en el folio maestro del grupo. En lugar detransferenciadesde el folio maestro del grupo, el agente de recepción generalmente está repostando la carga en el folio individual, creando un duplicado. Y debido a que Visual Matrix no alerta si un grupo todavía tiene un saldo más allá de su fecha de salida, todos esos cargos se mantendrán en el saldo del libro mayor invitado a veces durante años...purgasucede y crea unadiscrepancia.
2. 2. 2. 2. Recogida las habitaciones asignadas... todo a la vez
Obviamente, este no es un proceso que se elegiría si las habitaciones se reservaran individualmente, ya sea localmente o con una URL en línea (Best Western Plus).
Sin embargo, esto es posible para su autobús turístico, escuelas y otras organizaciones que reservan para todo un grupo. Ya sea que todos paguen individualmente o uno pague por todos, siempre puede recoger todas las habitaciones a la vez y luego actualizar el método de pago en cada habitación individualmente.A veces, una persona garantiza a todo el grupo, pero todo el mundo todavía necesita poner su propia garantía antes o al hacer el registro de su reserva individual.
En el caso de que quieras recoger todo, asegúrese de cambiar el número de habitaciones en la sección "Detalles de estancia" al número de habitaciones asignadas del tipo que está recogiendo. Visual Matrix creará una reserva para cada habitación.
Si el tipo de garantía es "Ninguno", habrá que introducir un nombre al crear la reserva. Si recoges todas las habitaciones a la vez, el mismo nombre estará en cada reserva. Siempre puedes cambiarlos fácilmente en el siguiente paso. Lea más abajo.
Si el tipo de garantía es "Rm e impuestos" o "Todos los cargos", el nombre del contacto grupal será el predeterminado al crear la reserva, y ese nombre estará en cada reserva. Lo cambiarás en el siguiente paso. Lea más abajo.
Si se introdujo una tarjeta de crédito como método de pago en la reserva del grupo, la tarjeta de crédito NO se duplicará en las salas recogidas.
3. 3. 3. 3. Actualizar la lista de habitaciones en un solo lugar
Por supuesto, siempre puede abrir cada reserva una por una y cambiar el nombre de cada reserva individualmente. Sin embargo, ¡hay una manera mucho mejor, más fácil y rápida de hacerlo!
Sin embargo,la lista de habitacioneses una herramienta conveniente que le da una manera fácil no solo de tener una imagen grande y completa de su grupo, sino también actualizar varias de la información del huésped en un solo lugar, como el número de habitación y los nombres de invitados, añadir folios o comentarios.
4. 4. 4. 4. Ampliar una reserva una vez recogida de la asignación del grupo
Una vez recogida, se adjunta una reserva a la reserva del grupo en términos de fechas y asignación. Si es necesario ampliar una reserva, hay 2 cosas que comprobar:
- están ahíasignaciones suficientespara los días que se necesitan? En este caso, primero debe agregar asignaciones a la reserva del grupo
- ¿Estoy extendiendo la reserva más allá de las fechas del grupo?
Una reserva no puede extenderse más allá de las fechas de estancia del grupo. Si es necesario, entonces el grupo tiene que ser prorrogado, o habrá que crear una reserva individual para los días restantes de ese huésped.
5. 5. 5. 5. Mover las fechas de estancia de un grupo
Si el grupo mueve las fechas de su estancia, es muy importanteutilizar el botón "Mover"al lado de la fecha de llegada en la reserva del grupo.
No hacerlo no solo no moverá ninguna reserva ya recogida, sino que no sincronizará toda la información necesaria con su administrador de canales y creará algunas discrepancias en el inventario.
6. 6. 6. Check in todas las habitaciones a la vez
Esto solo es posible si los tipos de garantía son "Rm e impuestos" o "Todos los cargos" como normalmente, nada debería estar en cada folios individuales (excepto algunos incidentes para el "Rm & Impuestos") y todo debería estar en el Maestro del grupo.
En lugar de abrir la reserva individual, abra la reserva del grupo y registre el propio grupo. Si se trata de un tipo de garantía "Rm e impuestos" o "Todos los cargos", entonces el proceso incluirá un paso paracheck in todas las habitaciones del grupo al mismo tiempo.
7. 7. 7. 7. Echa un vistazo a todas las habitaciones a la vez
Como es posible hacer el registro de entrada en todas las habitaciones a la vez, es posibleecha un vistazo a todas las habitaciones a la vez, y esto, sea cual sea el Tipo de Garantía, siempre y cuando el folio de la habitación sea de $0.
En lugar de echar un vistazo a la habitación desde el folio invitado, abra el folio del grupo y echa un vistazo al grupo desde allí.
No podrás visitar las habitaciones individuales sin echar un vistazo al maestro del grupo desde allí. Si el maestro del grupo no está en $0 y no puede estar en ese momento, entonces tendrá que revisar cada folio individual uno por uno.
Sin embargo, asegúrese de revisar el folio del grupo en breve para evitar un equilibrio pendiente en el libro mayor invitado.
¡Bueno saberlo!
Solo el tipo de garantía se actualiza entre la reserva del grupo y las reservas individuales una vez recogidas las asignaciones. Si el estado fiscal o la tasa se cambia en la reserva del grupo después de recoger las asignaciones, la información NO se actualizará sobre la reserva individual. La actualización tendrá que hacerse individualmente en cada reserva.
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